Poste d’agent d’accueil et secrétaire des affaires scolaires

Agent d’accueil et secrétaire des affaires scolaires
Poste à pourvoir le plus rapidement possible

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services vous serez chargé de :
Missions Principales :

Guichet unique d’accueil


Accueil Général et Standard


o Présence physique et téléphonique à l’accueil de la mairie ;

o Accueil du public ;

o Gestion et filtrage des appels ;

o Savoir rediriger les personnes ;


Gérer les affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires


Effectuer le suivi administratif des dossiers


o Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande ;

o Constituer les dossiers et enregistrer les demandes d’inscriptions écoles, cantines, garderies, ACM…

o Établir la facturation et les régularisations suite au pointage mensuel.

o Effectuer les relances ;

o Rédiger des courriers, emails ;

o Mettre à jour les quotients familiaux ;

o Mettre à jour le portail famille ;

o Collaborer avec le prestataire pour le logiciel Enfance Jeunesse ;

o Gérer la régie : assurer le suivi des recettes dans le cadre de sa régie (DFT).

o Suivi et remise à jour régulière des différents règlements (ACM, périscolaires…),


Gestion des dossiers de dérogations scolaires


o Gestion des dossiers de dérogations (dossiers complets, préparations des dossiers pour la commission…) ;

o Organisation et suivi des commissions de dérogations (convocations, comptes rendus, courriers…) ;

o Remise à jour des dossiers.


Coordination communication Enfance Jeunesse


o Collecte des informations (rentrées scolaires, organisation, travaux…) ;

o Participation aux réunions Enfance Jeunesse,

o Rédaction des mails ou des informations à destination des familles,

o Information et communication à destination des directrices.

o Centralisation des communications montantes et descendantes pour l’ensemble du service Enfance
Jeunesse


Référent « Club Jeunesse »


o Assurer le lien avec l‘association Club Jeunesse ;

o Procéder au renouvellement des conventions ;

o Assurer le suivi des demandes de subventions ;

o Organiser des réunions en cas de besoin.

 

Référent Petite Enfance

o Assurer le lien avec la crèche associative « Espace mômes Espacé créatifs ».

o Assurer le lien avec les Assistantes Maternelles ;

o Suivi et gestion des projets communaux en lien avec la Petite Enfance.


Remplacement et polyvalence


o Assurer la mise en œuvre des activités du service Etatcivil Election Funéraire en l’absence de l’agent
responsable du service, notamment pour les demandes d’actes d’état civil (Avis de naissance +
reconnaissance, dossier de mariage, acte de mariage, livret de famille acte de décès, transcription de
décès…).



Il est à noter, compte tenu des projets de réorganisation, que le poste est susceptible d’évoluer dans les
semaines ou mois à venir.

Compétences requises :

Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet, logiciels communaux),

Savoir élaborer des comptes rendus, des rapports et des notes. Maitriser la rédaction administrative,

Savoir prendre des décisions,

Savoir organiser une réunion,

Savoir organiser une recherche d’information,

Entretenir des relations avec les élus et les services,

Savoir gérer son temps de travail, son stress et savoir classer et archiver,

Maitriser les outils de communication et d’information,

Savoir identifier les besoins,

Savoir
: faire face à tous types de public,
Savoir répondre aux attentes du public,

Connaitre les règles relatives à la sécurité des biens et des personnes,

Connaitre les statuts de la fonction publique,

Connaitre les bases de la fonction publique.


Contrat :


Service d’affectation : Service Administratif ;

Modalité du contrat initial :

Contrat à Durée Déterminée

6 mois renouvelables


Si cette offre vous intéresse, merci de faire parvenir votre candidature, au plus tard le 8 décembre 2021, par
courrier, avec CV et lettre de motivation, à :


Madame le Maire

Julie CHARLES

Mairie de SaintJeannet

54 Rue du Château

06640 SAINTJEANNET